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項目策劃是大宗物資采購業務的關鍵

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本文以哈爾濱產權交易中心大宗物資采購項目策劃為例進行剖析,并介紹了該中心完成的哈爾濱交響樂團公開招標采購專業樂器設備項目。這對產權交易行業做好大宗物資采購項目的策劃和保證項目的順利進行,無疑是一個很好的借鑒。

 

項目策劃是大宗物資采購業務的關鍵

 

近幾年,產權交易行業內開展國有企業大宗物資業務已逐漸獲得社會各界的認可和支持,也積累了較為豐富的經驗。而如何把項目做深做透,保證采購業務的順利完成,項目策劃是關鍵。

 

1  如何做好項目策劃

項目策劃是一種建設性、邏輯性思維過程,目的就是把所有可能影響決策的決定總結起來,對未來起到指導和控制作用,最終借以達到方案目標。大宗物資采購業務項目策劃包括:確定采購需求;選擇采購方式;估算項目時間;項目工作結構分解;識別項目風險;制定采購方案等。

1.1 確定采購需求

大宗物資采購業務與傳統產權轉讓業務一個重要的區別是標的屬性不同。產權轉讓的標的包括企業產權、股權、債權、金融資產、實物資產以及其他各類資產,這些資產的共同屬性是有形性的,產權交易機構需要做的是在充分披露資產真實狀況的情況下,最大限度地挖掘資產的價值,最大限度的找到潛在的投資者。而大宗物資采購業務的標的在采購之前是抽象的、無形的,只能通過采購活動來予以實現具體的采購標的。特別是服務類采購標的,大多具有無形、成本不確定、周期長、專業性較強的特點,其中公共服務項目大多為系統工程,不僅要考慮服務項目本身的管理和操作特點,還會涉及社會評價、社會效益,其復雜性遠非一般項目可比,這無疑加大了采購工作的難度和風險。

2013年全國政府采購工作網絡視頻會議上,財政部副部長劉昆指出,政府采購制度改革要適應提高行政效能要求,關鍵是在操作執行上從重程序的合規性采購轉變為重需求的專業化采購。產權交易行業開展大宗物資采購業務與政府采購相類似,要抓住兩個關鍵點:一是采購操作程序依法合規;二是提供專業化采購服務。產權交易行業多年一直從事國有企業產股權轉讓及各類創新業務,秉持三公原則,陽光操作,已形成一整套規范的操作體系,積累了豐富的經驗,具有很強的社會公信力。產權交易機構能夠提供大宗物資采購業務所需要的組織保證、流程保證、人員保證,這是產權交易行業開展大宗物資采購業務的核心競爭力。

“重需求的專業化采購”主要反映在要求采購人保障需求目標的三個遞進層次上:一是需求標準的完整性、準確性和合規性;二是需求標準的經濟性及與行業的適應性;三是對產業發展的導向性。第一層是最基本的要求,確保提出的需求能夠買到所需產品;第二層是采購的本質,即“物有所值”的性價比問題;最后一層是集中采購區別于一般采購的功能,即政策功能。

在大宗物資采購業務中,采購人提出的采購要求包括:(一)采購標的技術要求:包括標的物的名稱、型號、規格、數量、范圍、參考價格、交貨地點等;(二)資金結算要求;(三)供應商交貨方式、交貨進度的要求;(四)對供應商資質條件的要求等。對于大宗物資采購平臺來說,對采購人提供的需求不能不假思索地全盤接受,要從多方面進行分析判斷,如:采購要求是否合法合規;采購要求是否合理;對供應商資質條件是否設置與履行合同能力無關的條件和明顯超過項目需求的非強制性認定、報備、評選資質等為供應商特定資格條件,限制或排斥潛在供應商參與采購活動的歧視性條款;是否要求供應商繳納法律法規規定之外的額外費用、保證金等作為供應商參加采購項目的資格條件或前提,增加供應商負擔;是否對中小企業實行差別待遇或歧視待遇;等等。

1.2 選擇采購方式

大宗物資采購經常采用的采購方式主要有招標采購非招標采購。招標采購方式包括:公開招標、邀請招標。非招標采購方式包括:網絡競價(也稱電子反拍)、競爭性談判、單一來源采購、詢價、競爭性磋商等。競爭性磋商是在現行法律規定的五種采購方式基礎上,按照法律授權創設的新采購方式。根據《政府采購競爭性磋商采購方式管理暫行辦法》符合下列情形的項目,可以采用競爭性磋商方式開展采購:一、政府購買服務項目;二、技術復雜或者性質特殊,不能確定詳細規格或者具體要求的;三、因藝術品采購、專利、專有技術或者服務的時間、數量事先不能確定等原因不能事先計算出價格總額的;四、市場競爭不充分的科研項目,以及需要扶持的科技成果轉化項目;五、按照招標投標法及其實施條例必須進行招標的工程建設項目以外的工程建設項目。現在流行的政府與社會資本合作(PPP)項目通常也采用競爭性磋商方式。

哈爾濱產權交易中心(以下簡稱“中心”)大宗物資采購平臺的主要采購方式為公開招標和網絡競價方式。這兩種采購方式與其他采購方式相比,能夠在最大限度內選擇供應商,競爭性更強,擇優率更高,同時也有利于最大限度地實現陽光采購。公開招標是通常采用的采購方式。網絡競價方式一般適用采購的貨物規格、標準統一、價格占主導影響因素的大宗物資采購項目。

1.3 估算項目時間

物資采購通常對項目時間要求比較明確。以公開招標采購方式為例,根據《中華人民共和國招標投標法》和實施條例的規定,招投標的有關時間主要包括:一、發售標書時間——自發受招標文件之日起至停止出售之日止,最短不得少于5個工作日;二、招標文件的修改:提交投標文件截止前15天;三、編制投標文件的合理時間:≥20天;四、開標時間:和投標截止日時間一致;五、評標定標時間:應在投標有效期結束日30個工作日前完成;六、投標有效期:一般項目6090日,大型項目120天;七、投標保證金有效期:等于投標有效期時間+30天;八、確定中標人時間:評委會提出書面報告后,招標人一般在15日內確定中標人,但最遲應當在投標有效期結束日30個工作日前確定;九、提交招投標情況書面報告:招標人應當自確定中標人之日起15日內,向有關行政監督部門提交招標投標情況書面報告;十、退還投標保證金:訂合同后5個工作日內;十一、訂立合同:發出中標通知書后起30日內簽訂合同。

而網絡競價(電子反拍)方式,通常參照招標投標法,按照自發布競價采購公告日起至競價活動開始日止,最短不得少于5個工作日執行。中心大宗物資采購平臺對進場采購項目的完成時間作出了明確的規定(特殊情況除外),招標項目:監督代理機構應當在簽署《中簽確認書》之日起45日內完成招投標工作。競價項目:雙方簽訂協議后30日內完成。

1.4 項目工作結構分解

按照中心大宗物資采購業務工作流程,采購項目進場后,中心先與采購人簽訂《采購委托協議書》,再根據采購人選定的采購方式推進項目。一、采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等采購方式的項目,在中心入圍招標代理機構中采用公開隨機搖號方式選取招標代理機構推進項目。二、采用網絡動態報價采購方式的項目,中心作為代理機構推進項目。

招投標方式操作流程為:一、選定招標代理機構;二、采購準備工作;三、編制招標文件;四、發布招標公告;五、出售招標文件;六、招標文件澄清;七、組建評標委員會;八、開標;九、評標;十、中標;十一、資金結算和檔案管理。

網絡競價方式的具體操作流程:一、制作采購文件;二、發布競價公告及文件;三、資格審查;四、競價;五、資金結算和檔案管理。

1.5 識別項目風險

采購項目風險的類型有很多種,根據不同的標準可進行如下劃分:根據風險處置方式分類,可分為可轉移風險和不可轉移風險。從采購市場需求和供給主體及相互影響的角度分類,可分為招標人的風險、供應商的風險和供需市場的風險。對招標人而言最大的風險莫過于付出較高的費用,得到非期望甚至是質量低劣的產品或服務。

大宗物資采購陽光平臺目前有公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購、競爭性磋商及網絡競價(電子反拍)等多種采購方式。以公開招標方式為例,從大宗物資采購平臺角度分析包括如下:一、招標文件風險。包括:1、招標文件編制風險,2、資格條件設置風險,3、標包劃分風險,4、技術條款設置風險,5、招標條件脫離實際風險,6、評標辦法和評標標準不公開風險,7、招標文件忽視對合同條件的規定風險,8、招標文件功能描述不明確風險;二、招標過程組織缺陷風險。包括:1、招標代理機構選擇風險,2、評標專家管理風險,3、保密工作不到位風險,4、評標風險;三、人員道德風險。包括:1、招標人道德風險,2、招標代理機構人員和采購平臺工作人員道德風險,3、評標專家道德風險,4、監督人員管理與監督不到位帶來的風險;四、合同風險。包括:雙方簽定的采購合同中采購渠道、采購單價、價款結算及支付辦法、違約責任及其他相關事宜的疏漏、權責不清等原因所造成糾紛的風險,以及采購合同履行過程中存在的資源短缺風險、價格波動風險、貨物質量風險、物流風險、數量調整風險;五、其他風險。包括:1、采購價格風險,2、安全責任風險;3、采購質量風險;4、資金結算風險;5、投訴風險;6、驗收風險。

1.6 制定采購方案

在制訂大宗物資采購方案時,要關注以下幾個方面:

1.6.1合法性。如:有的采購項目被曝出涉嫌指定品牌或僅為某一家投標企業量身定做。這主要有兩種方式,一種是直接指定品牌,也就是在采購文件中直接標明出所要購買貨物的品名、商標、品牌等,達到所要購買品牌的目的;另一種是間接指定品牌,也就是通過確定貨物的技術參數、性能指標、產品規格等,間接地達到采購指定品牌的目的,這種方式又稱技術性指定品牌。根據《中華人民共和國招標投標法》規定,招標人不得以不合理的條件限制或者排斥潛在投標人,不得對潛在投標人實行歧視待遇。又如:有的采購項目招標文件中對供應商設定的注冊資本金要求。根據財政部、工業和信息化部《政府采購促進中小企業發展暫行辦法》(財庫〔2011181號)第三條規定:“任何單位和個人不得阻撓和限制中小企業自由進入本地區和本行業的政府采購市場,政府采購活動不得以注冊資本金、資產總額、營業收入、從業人員、利潤、納稅額等供應商的規模條件對中小企業實行差別待遇或者歧視待遇”。

1.6.2專業性。大宗物資采購平臺要提供專業化采購服務,主要包括:一是制度專業化。中心依據《中華人民共和國招標投標法》、《招投標實施條例》等相關法律法規,結合采購平臺的實際情況,推進采購制度建設,建立相關操作流程和審批程序,建立業務培訓機制,從采購文件編制、供應商資質審查、采購會議組織、評標定標、中標通知書公示、采購資料歸檔等全過程規范,確保采購工作有據可依,制訂了《哈爾濱市國有企業大宗物資采購和財產保險采購工作手冊》,建立了領導班子成員領導責任制,首問負責制、AB角制,項目會審制度、崗位考核制度等一整套管理體系,進一步堵塞漏洞,完善管理。二是需求標準化。中心制訂了競價文件標準化范本、規范了招標文件標準化格式。對于需求難確定的項目,中心工作人員會同招標代理機構與采購人反復商討,引導采購人將需求提出來,有些特殊項目請專家把關,設置公平擇優的評分辦法,既有客觀指標,又能反映供應商的服務履約能力。三是團隊專業化。中心積極拓寬學習培訓渠道:組織業務研討,開展內部業務交流培訓,派業務骨干外出參加學習等。不僅如此,采購中心還制定支持政策鼓勵職工學習,引導中心員工向專業化、職業化方面發展。四是服務專業化。中心不僅要具有完成成熟采購項目的能力,更要有完成特殊項目的策劃能力,特別是要重視分析流標項目的原因。如:供水集團液氯、氫氧化鈉采購項目。該項目最初采用公開招標方式流標。經調研,全市只有兩家供應商符合條件,為保障供水安全,委托人要求這個項目采購兩家供應商,如果按采購標的數量各50%分配,那兩家供應商各分一標包,則不會產生競爭。為此,中心提出了該項目策劃關鍵點:1、采用競價采購方式;2、采購標的數量按6:4的比例劃分標包。最終,兩家供應商產生了激烈的競爭,采購資金節約率達25%,效果十分顯著。又如:物業供熱集團燃煤采購項目。該項目2014年度首次進場公開招標采購流標,中心在采購結束后對項目流標原因進行了認真分析,提出該項目策劃關鍵點:1、搶前抓早,燃煤采購要抓住時間窗口; 2、采購標包劃分,供應商資格條件設置、資金結算方式、供貨進度等采購要求具體詳盡,信息充分公開。最終,2015年度燃煤采購項目大獲成功。再如:哈城投集團采購掃道機項目,針對采購人擔心掃道機實用性的問題,中心提出該項目策劃關鍵點:設備開到現場演示,專家現場檢測打分。最終,采購項目順利完成。

采購策劃是做好大宗物資采購的重要基礎性工作。產權交易機構必須高度重視采購策劃工作,兼顧重程序的合規性采購和重需求的專業化采購,才能在國企大宗物資采購這個“藍?!弊叱鲆黃綠斕?/FONT>。

 

2  案例經驗總結

哈爾濱交響樂團作為中國第一支交響樂團已具有百年歷史。其前身是成立于1908年旅居哈爾濱的俄國僑民組建的“哈爾濱東清鐵路管理局交響樂團”。黑龍江省及哈爾濱市政府領導均高度重視樂團的發展,多次關注樂團的發展,指出具有百年歷史的哈爾濱交響樂團是哈爾濱的名片,更是引領哈爾濱文化旅游產業的排頭兵。

今年,哈爾濱市政府為進一步提升哈爾濱交響樂團的實力和影響力,特別要求進入哈爾濱產權交易中心大宗物資采購平臺進行公開采購專業樂器設備。接受委托后,此項目受到中心領導的高度重視,不僅因為該項目受到省、市政府領導的關注,更因為采購項目自身存在成交案例少、采購品種小眾、部分進口古董級樂器質高價貴的情況,采購項目難度很大。

本次采購的專業樂器設備包括弦樂、管樂、打擊樂三大類。特別是小提琴采購的要求是意大利19世紀的古董級小提琴,單價就高達百萬元。采購人提出因為市場上各種樂器差別很大,魚目混珠,要在確保采購樂器的品質的前提下節約采購成本。經公開搖號選取了招標代理機構后,中心副主任多次組織樂團負責同志、招標代理機構召開項目研討會,進行采購策劃,磋商采購方案,并積極與上海交響樂團負責同志就樂器采購進行了交流,在遵循采購規則和程序的基礎上,大膽創新,為采購項目順利完成奠定了基礎。

該項目策劃有以下幾個特點:

一是采用公開招標方式。由于國內樂團很少采用公開招標方式采購專業樂器設備,加之本次采購部分屬古董級小提琴,所以采購人一開始就提出參照上海交響樂團的做法,建議采用邀請招標的方式。中心考慮到盡管交響樂專業樂器設備采購屬于技術復雜、有特殊要求的采購項目,但采用邀請招標的方式由于不公開透明,可能會存在暗箱操作的問題,所以中心經過調研后,在采購方案中加入了現場試音環節,嚴把招標文件制訂關和評審關,認為采用公開招標方式是可行的。采購人最終也同意了中心的建議。最終采購項目一經公布,北京、上海、杭州等地的供應商積極報名參與。

二、創新采購程序。大宗物資采購的關鍵是確保采購標的質量。中心結合樂器采購的特點,提出評審專家現場測試樂器,并納入到評分體系中,確保采購樂器的品質。實踐證明,這項采購程序創新是極為有效的,評審專家通過查看證明材料、外觀檢查、現場演奏、音準校對等步驟,能夠準確地識別各個樂器的產地和品質,這既保證了采購行為的陽光透明,也保證了采購標的的質量。

三、 優選評審專家。俗話說:外行看熱鬧,行家看門道。該項目是采用中心的專家庫系統抽取的專家。為了確保本次采購項目的順利完成,中心按照《評標專家和評標專家庫管理暫行辦法》,積極與全國各交響樂團、音樂學院相關專家聯系入庫,確保選拔業內資深專家,這最終為項目的順利實施提供了有力的保障。

哈爾濱交響樂團公開招標采購專業樂器設備項目的順利完成,豐富了哈爾濱產權交易中心大宗物資采購平臺的業務品種,提升了采購能力,積累了采購經驗,進一步擴大了平臺的社會影響力。

作者為哈爾濱產權交易中心  郭茂林、秦炳楠

 

 

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